L'efficacia di una gestione di un archivio fisico di una società dipende dall'implementazione di strumenti e metodologie specifiche
È fondamentale per un business di essere interessati con i suoi documenti.
Molto più di un mero legale coazione a rispettare, archiviazione è una necessità. La gestione dei record, intermedio e la gestione degli archivi per i due servizi non partizionato e coordinati tra di loro: l'archivio del servizio e l'archivio dei documenti.
Come tale, l'archiviazione dei documenti cartacei è una procedura che può essere rapidamente complesso se le regole e le buone pratiche se non sono soddisfatte, sia in termini di classificazione nell'archivio.
Indipendentemente dalla forma o l'attività dell'azienda, la gestione degli archivi è una necessità. Ha iniziato leggermente, anche se è basato sulle azioni a priori semplice: l'obiettivo dell'archivio è, da un lato, di mantenere e conservare i documenti della società, in buone condizioni, invece di trovare loro o tornare in qualsiasi momento. Che è il motivo per cui, non si riduce ad una semplice archiviazione al fine di rispettare il periodo di conservazione dei documenti, ma si basa su una completa gestione dell'archivio cartaceo, che è parte di un criterio di archiviazione che sarà efficace e sostenibile, a partire dalla creazione fino alla distruzione degli archivi. La gestione del la corrente intermedio e archivi per scopi amministrativi richiede particolari strumenti e metodi specifici, tenendo conto dell'insieme di vincoli legati alla gestione dei documenti. Questa archiviazione procedura richiede più rigore e la logica, perché include: La gestione dell'archivio fisico (e gli archivi) non può essere improvvisato.
Implementare un potente e collaudata aiuta a garantire l'accessibilità, l'affidabilità e l'integrità dei documenti.
Questo sistema assicura il supporto del documento, dalla sua creazione alla sua archiviazione.
Offre molte possibilità, come l'implementazione di procedure e diritti di accesso.
Con il regolamento da rispettare, ci sono norme ISO che sono specifici per l'archiviazione, e in particolare la norma ISO, che assicura: Per il caso specifico di documenti ufficiali, standard ISO assicura la regolazione della loro scrittura, in modo che lo standard ISO, come per lei è incaricata di regolare il record di dati. Queste norme ISO o NF vengono trasmessi all'indicativo, non sono obbligatorie e non sono sempre una garanzia di serietà. Questo non sarà mai ripetuto abbastanza, non fatevi ingannare dalle norme È in exchange con il terzo archiver, nella sua esperienza, e la sua comprensione delle effettive necessità, troverete il diffusore di cui hai bisogno. Gli archivi sono disponibili per tutti i documenti prodotti o ricevuti dall'impresa nel corso dell'anno fiscale della sua attività.
Di conseguenza, devono essere conservati: traccia di tutte le attività economiche e sociali della società.
Come per i loro substrati, sono varie: La gestione effettiva dipende dal tipo di media per archiviare e classificare, ma anche per il criterio di archiviazione adottato dalla società (i) appropriato (per la sua organizzazione e il tipo di attività) come il tipo specifico di ogni archivio (teoria delle tre età): Domande comuni di fronte a policy makers in materia di classificazione e archiviazione dei documenti aziendali, archiviazione di documenti di una azienda soddisfa le regole di base da seguire per classificare utilmente, in modo efficace e sostenibile in una serie di documenti di una società. Una volta o l'altra, che una società deve affrontare il problema dell'archiviazione e deposito che deve gestire, dopo aver prodotto o ricevuto. Lasciate che l'affollamento dei documenti non è la soluzione Per trovare una sana situazione, ci sono procedure di classificazione dei designati con il termine generico per la Gestione dei Record. Si tratta di uno strumento per la gestione dei record, che consiglia di trattarli come della loro creazione: il Suo campo di applicazione è limitato, per il corrente intermedio e archivi, tenendo conto: Il punto di vista delle norme e dei regolamenti, la Gestione dei Record è un processo di archiviazione anche di dialogo. Gestione dei record è stato l'oggetto nel di una norma internazionale ISO, acquisita nel da l'association française de normalisation (AFNOR) sotto il titolo NF ISO. Gestione dei record, quindi, mira a registrare e l'esame del documento, dalla sua creazione e, quindi, a monte del processo documentale.
Questo è il motivo per cui non include nel suo approccio di un piano di classificazione o il piano di classificazione, tra cui: Cosa differenzia la classificazione di archiviazione, è bello e ben messo in atto a monte della gestione, secondo uno schema di classificazione logica e gerarchica.
È quindi essenziale che il servizio incaricato dell'attuazione del piano di classificazione porre le giuste domande, e cioè: La classificazione del record corrente è fondamentale, ha detto di essere originale e coerente a causa del fatto che deve rispettare la vita degli archivi e che, quindi, diventa il riflesso dell'attività della società. Per farlo, una classificazione fatta dalla creazione dell'archivio e non dopo il fatto, né a ridurre la congestione del traffico nel mucchio degli archivi conservati senza essere stati trattati o ordinati. Come classificare, richiede rigore È un metodo valido, a prescindere dal tipo di archivio (corrente, intermedio, finale). Essa si basa sulla distinzione sulla natura del materiale: La classifica è veloce ed efficiente quando è iniziato già nella fase di produzione di un archivio. Pertanto, è chiaro che la realizzazione di un piano di classificazione non si improvvisa e richiede un sacco di requisiti per essere efficace. Che è il motivo per cui esso deve essere strutturato in modo da adattare: deve cadere costantemente nella prospettiva della ricerca di documenti (come per trovare più facilmente un documento.) e, pertanto, dovrebbe essere completa. Strutturalmente, il piano di classificazione funziona in modo logico e strutturato. I documenti sono suddivisi in categorie e distribuiti secondo uno schema logico e una gerarchia dal generale al particolare. L'obiettivo è per incorporare tutti i documenti senza perdere di precisione. Sua natura globale è dovuto al fatto che egli è incaricato di deposito di tutti i documenti che riflettono le attività dell'azienda, la sua attività. Un intero set di documenti classificati, indipendentemente dal tipo di supporto di memorizzazione (carta, foto, CD rom, dvd, elettronica dati) Infine, ci sono tre tipi di piano di classificazione in base al tipo di attività dell'azienda (funzioni e attività), la sua organizzazione (struttura, funzionamento) e per oggetto.
Come gli archivi di un'azienda sono un riflesso della sua attività, una preferenza, ogni considerazione è dato lo schema di classificazione funzionale.
Tuttavia, una combinazione di metodi non è da escludere, a condizione, naturalmente, non mescolare le basi di divisione, e mettere tutte le cartelle con lo stesso livello. Infine, il successo di uno schema di classificazione dipende dal servizio archivio di costruire il risultato di una perfetta conoscenza del funzionamento, attività della società e del servizio che gestisce. Questo è il motivo per cui un'indagine in anticipo è essenziale per sviluppare un piano di classificazione del fatto"su misura". Grazie per l'attuazione di un Record di Gestione all'interno dell'azienda che vuole gestire in modo efficace i suoi archivi, è ora possibile per quest'ultimo: la gestione degli archivi oggetto di un piano di effettiva classificazione porta, inevitabilmente, ad un guadagno di tempo e di produttività per l'azienda e una riduzione dei costi di gestione che vanno nella stessa direzione. In effetti, una classificazione sistematica, archivi comporta una circolazione e l'accesso agevolato notevolmente, contribuendo così a sviluppare la performance dell'azienda. La logica di archiviazione deve prendere in considerazione la durata di conservazione legale dei documenti al fine di determinare quanto tempo un produttore ha interesse a preservare i suoi materiali d'archivio, e il destino di questi documenti, alla fine di questo periodo di tempo. Il Libro inventario combinando la quantità e il valore delle attività e passività finanziarie identificate nell'inventario. Il libro mastro che contiene le scritture del libro giornale disaggregati secondo il piano dei conti dell'azienda, per mantenere e autenticazione dei libri richiesti.
